属人化しやすい仕事に共通する三つの特徴
執筆: Opal River Horizon — ノート、
特定の人にしか分からない状態を、属人化と呼びます。悪いことのように聞こえますが、仕事を丁寧にこなしてきた人ほど、自然とそうなりやすいものです。この記事では、属人化しやすい仕事に共通する特徴を三つの視点から整理します。特徴に当てはまるからといって、すぐに直す必要があるわけではありません。
頻度が低く、年に数回しか出てこない
毎日行う作業は、周りの人も自然と覚えます。一方、年に数回だけの作業は、やり方を知っているのが一人だけ、ということがよくあります。決算前の資料集め、年度更新の手続き、イベントの準備などが、その例です。
頻度が低い仕事ほど、次にやるときには細部を忘れています。次回の自分のためにも、書き残しておく価値があります。
特別な道具や権限が必要
特定の人のパソコンにしか入っていないソフト、特定の人のアカウントでしか開けない画面。こうした条件があると、他の人が代わりに行うこと自体ができません。
手順書にする前に、まずは「何があれば代わりの人ができるか」を書き出します。必要な道具や権限の一覧が、それだけで最初の資料になります。
判断が必要で、基準が頭の中にある
「この金額なら承認していい」「この取引先には先に電話する」。長く続けてきた人の中には、こうした判断の基準が自然にできあがっています。ただ、言葉にされていないため、他の人には真似ができません。
判断の基準は、完璧な言葉にしなくても構いません。「いつもはこうしている」と例を三つほど書くだけでも、引き継ぐ人の助けになります。
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