引き継ぎ資料は、必要になる前に書き始める
執筆: Opal River Horizon — ノート、
休暇に入る、担当が替わる、急に体調を崩す。引き継ぎが必要になる場面は、たいてい予告なく訪れます。そのときに初めて資料を作ろうとすると、思い出す時間も書く時間も足りません。この記事では、引き継ぎ資料を直前に慌てて作らないための、普段の書き溜め方を整理します。
引き継ぎは「急に来る」前提で考える
引き継ぎ資料というと、異動や退職の前に時間をかけて作るものと思われがちです。けれど実際には、休みの前日に頼まれる、連絡が取れなくなるなど、時間のない状況のほうが多くあります。
そこで、完成した一冊を目指すのではなく、「今日の作業で気づいたことを一行だけ足す」という小さな習慣から始めます。一行ずつの積み重ねが、いざというときの下書きになります。
最初に書く四つの項目
書き始めに迷ったら、仕事の名前、頻度、保管場所、困ったときの連絡先の四つから書いてみてください。毎週の売上入力なのか、月末の締め作業なのか。ファイルはどこにあるのか。連絡する相手は誰か。これだけでも、代わりの人にとっては大きな助けになります。
パスワードそのものは資料に書かず、管理方法と保管場所だけを書くなど、情報の扱いには注意が必要です。社内のルールがある場合は、それに従ってください。
書いた人以外が読んで試す
引き継ぎ資料は、書いた本人には当たり前に見えて、読む人には足りないことがよくあります。一度、その仕事をしたことのない人に読んでもらい、わからなかった箇所に印をつけてもらうと、足りない情報が見つかります。
試してもらうのは一つの作業だけで十分です。印がついた箇所を直したら、更新日を書き入れて完了です。
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