手順書の更新担当を決めるという小さな仕事
執筆: Opal River Horizon — ノート、
手順書が使われなくなる理由は、中身の良し悪しよりも、誰も直さなくなったことにある場合が少なくありません。書いた人が忙しくなり、読む人は「どうせ古い」と開かなくなる。この悪循環を止めるのが、更新担当を決めるという、とても小さな仕事です。
担当は「一人で全部直す人」ではない
更新担当というと、全部の手順書を管理する重い役割に聞こえます。けれど実際に必要なのは、直す人というより「更新日を気にかける人」です。気づいた人が直し、担当は日付を確認する。それくらいの分担で十分に回ります。
担当は固定せず、持ち回りにしてもかまいません。誰がいま担当なのかが、文書の末尾に書いてあることのほうが大切です。
見直しの機会は短く、決まった日に
月に一度、十五分だけ手順書を開く時間を決めておくと、更新は習慣になります。長い会議にする必要はありません。「この一か月で変わったことはあるか」と声に出して確認するだけでも、古い記述に気づけます。
時間が取れない月は、取れなかったことを記録に残すだけで構いません。続けることよりも、続けられなくなったときに気づけることを重視します。
直したら、日付と一言を残す
更新したときは、更新日と「何を変えたか」を一言添えます。「提出先の名称を変更」「画面の画像を差し替え」など、短いもので足ります。
この一言が積み重なると、手順書自体が仕事の移り変わりの記録にもなります。後から読む人にとっても、なぜこの書き方になっているのかがわかります。
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