手順書を見直したほうがよい三つのサイン
執筆: Opal River Horizon — ノート、
手順書は、作った日がいちばん新しい状態です。そこから使う道具や取引先、担当する人が少しずつ変わり、気づけば「書いてある通りにやると止まってしまう」一枚になっていることがあります。この記事では、手順書の見直しを考えたほうがよい場面を、日々の仕事の中で気づきやすいサインとして三つに整理します。
書いてある通りに動かない
最初に気づきやすいのは、手順書を見ながら作業した人が途中で手を止める場面です。画面の名前が変わっていた、ボタンの位置が違う、そもそもその帳票を使わなくなった。こうした小さなずれは、本人が「前に聞いたからいいや」と飛ばすうちに、誰にも共有されなくなります。
手順書を開いた人が一度でも止まった箇所は、そのまま見直しの候補です。止まった箇所に付箋を貼る、共有ドキュメントのコメントに残す。それだけでも、更新するときの手がかりになります。
同じ質問が繰り返される
手順書があるのに同じ質問が出る場合、内容が古いか、そもそも見つけにくいかのどちらかであることが多いです。質問の回数を数える必要はありません。「またこの質問だ」と思った時点で、その答えを手順書の目立つ場所に書き足す合図と考えてください。
質問に答えたあとで「どこに書いてあれば自分で見つけられたか」を一言メモしておくと、書く内容だけでなく置き場所の見直しにもつながります。
更新日と担当の欄が空いている
確かめやすいのは、文書の末尾にある更新日と担当の欄です。空欄のまま、あるいは何年も前の日付のままなら、その手順書は誰の持ち物でもなくなっている可能性があります。
更新日は、直したときに日付だけ書き換えれば足ります。内容を変えていなくても「確認した日」として残しておくと、読む人が安心して使えます。
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