人数が増えると、仕事の伝え方はどう変わるか
執筆: Opal River Horizon — ノート、
一人や二人で回しているうちは、仕事のやり方は口頭と見よう見まねで伝わります。ところが人が増えるにつれて、同じ作業なのに人によって手順が違う、という場面が出てきます。この記事では、人数が増える過程で起きやすいことと、そのとき書き残しておくと助かるものを整理します。人数の区切りはあくまで目安で、業種や働き方によっても変わります。
数人のうちは「見て覚える」で足りる
少人数の職場では、隣の席の人がやっていることが自然に目に入ります。手順を教える時間も短くて済み、わからないことはその場で聞けます。この段階で手順書を作り込む必要は、あまりありません。
ただ、「誰がどの仕事を担当しているか」だけは、早いうちに一行ずつ書き出しておくと後で楽になります。立派な文書ではなく、付箋やメモ帳で十分です。
人が増えると「人によって違う」が見え始める
新しく入った人が、先輩Aと先輩Bから別々のやり方を教わる。どちらも間違いではないのに、結果として請求書の書き方や返信の文面が揃わなくなる。人が増えて最初に表に出るのは、こうした小さなばらつきです。
ここで役に立つのは、全員に同じやり方を強いることよりも、「この作業は、いまはこの順番でやっている」と日付つきで書き留めておくことです。違いが見えるだけで、話し合いのきっかけになります。
分担が分かれたら、受け渡しの場所を書く
担当が分かれると、仕事の中身よりも、人から人へ渡る場所でつまずきやすくなります。誰が、何を、どこに置いて、誰に知らせるのか。ここが曖昧だと、確認の連絡が何往復も発生します。
手順書の中でも、受け渡しの箇所だけは目立つ見出しにしておくと読みやすくなります。書く量が少なくても、全体の流れは追いやすくなります。
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