業務の棚卸しは「一覧づくり」から始める
執筆: Opal River Horizon — ノート、
業務の棚卸しと聞くと、大がかりな分析や図を思い浮かべるかもしれません。ですが最初の一歩は、もっと素朴なもので足ります。誰が、どの仕事を、どのくらいの頻度で行っているかを、一覧にするところからです。この記事では、その一覧のつくり方と、つくったあとの見方を整理します。
書き出す項目は四つだけ
一覧に書くのは、仕事の名前、担当する人、頻度、使う道具や書類の四つです。細かい手順はまだ書きません。「請求書の発行、月末、会計ソフトと取引先リスト」のように、一行で言える長さにします。
項目を増やしたくなりますが、最初は我慢してください。多すぎる項目は、書く側も読む側も疲れさせてしまいます。
聞き取りは、現場の言葉のまま
仕事の名前は、現場の人が普段使っている呼び方のまま書きます。正式な名称に直したくなっても、まずはそのままにしておきます。後から別の人が見たときに「それはあの作業のことだ」とわかる言葉のほうが、役に立つからです。
一人の聞き取りは一時間以内に区切り、続きは別の日に回します。長く続けると、思い出せない仕事が増えてしまいます。
一覧ができたら、手順書にする仕事を選ぶ
一覧を眺めると、毎日行う作業、月に一度だけの作業、特定の人しかやっていない作業が見えてきます。このうち、手順書にしたほうがよいのは、担当が一人に偏っているものと、間違えると影響が大きいものです。
全部を書こうとせず、まず一つだけ選びます。選んだ一つを書き終えたら、次の一つに進みます。
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