まず一つの作業だけ、書き出してみる
執筆: Opal River Horizon — ノート、
業務を整理したいと思っても、仕事の数が多いと、どこから手を付けるかで立ち止まってしまいます。そんなときは、いきなり全体を見ようとせず、一つの作業だけを選んで書き出してみてください。この記事では、その一つの選び方と、書き出すときの手順を紹介します。
最初の一つは、小さくて頻度が高いものを
最初に選ぶのは、毎週のように行う、短い作業が向いています。たとえば、問い合わせメールへの返信、日報のまとめ、荷物の発送準備などです。短くて繰り返しがあるため、書いた手順をすぐに試せます。
大きな仕事から始めると、書き終える前に疲れてしまいます。小さく書き終える経験をつくることが、続けるための最初のコツです。
頭の中を、そのまま順番に書く
書き出すときは、きれいな文章にしようとしません。「開く、確認する、入力する、保存する」のように、動作を並べるところから始めます。あとで読み返して、足りない箇所を補います。
途中で「ここはどうしていたっけ」と思う箇所が出てきたら、その場で印をつけておきます。この印が、次に聞き取りをするときの確認箇所になります。
書いたら、誰かに一度試してもらう
書き終えたら、その作業をしたことのない人に、手順書だけを見て試してもらいます。手を止めた箇所や、聞き返された箇所が、書き足すべき場所です。
試してもらう時間は十分から十五分ほどで足ります。直したら更新日を書いて、次の作業に進みます。
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