手順書は現場の言葉で書く
執筆: Opal River Horizon — ノート、
手順書が読まれない原因のひとつは、現場で使っていない言葉で書かれていることです。きちんとした文章に整えたつもりが、読む人にとっては一度頭の中で翻訳しなければならない文書になってしまいます。この記事では、現場の言葉で手順書を書く理由と、書きながら迷いやすい点の整理方法を紹介します。
呼び名が揃っていなくても、まず書く
同じ書類を「申込書」と呼ぶ人もいれば「あの紙」と呼ぶ人もいます。手順書を書くときは、どちらかに揃えようとして手が止まりがちです。最初は、実際に使われている呼び名を並べて書いておきます。
たとえば「申込書（現場では『青い紙』と呼ぶ）」のように、括弧で補えば読む人は迷いません。呼び名の統一は、手順書を使ってもらいながら決めていけば十分です。
画面や書類は、文章より画像で
ボタンの位置や書類の欄を文章で説明すると、長くなって読みにくくなります。画面の切り抜きや書類の写真に矢印を添えるだけで、短く確実に伝わります。
個人情報や取引先の名前が写り込む場合は、塗りつぶしてから保存してください。画像は、あとで差し替えやすい名前をつけて管理します。
迷いやすい箇所に、理由を一言添える
手順だけが並んでいると、例外が起きたときに読む人が判断できません。「この欄は空欄にしない（後の集計で使うため）」のように、理由を一言添えておくと、想定外の場面でも考える手がかりになります。
理由がわからない手順は、そのまま書かずに印をつけておきます。あとで聞き取りの時間に確認し、書き足していきます。
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